About Well-reasoned Order in the Workplace

Giving well-reasoned orders at work is an essential leadership skill that promotes clarity, respect, and effectiveness, which ultimately leads to the best results. Orders should be framed as suggestions or requests to be received positively. As a manager, it is essential to have the courage to make decisions, take responsibility, and be accountable for our actions. To motivate employees, ideas should be presented in a way that encourages them to take ownership and act on them. It is essential to provide clear instructions, set deadlines, and foster a sense of autonomy while maintaining respect and support for the team. Establishing clear communication and creating a supportive environment ultimately leads to greater efficiency and morale at work.

Example of a Reasoned Order:
Prepare an analysis report by 5 pm today. The report will include the latest project results, observed trends, and suggestions for improvement. If you need any assistance or have any questions while working on it, please let me know.

Effectively communicating these expectations is crucial to creating a productive and positive work environment. Providing thoughtful direction in the workplace is essential to maintaining productivity, team morale, and overall workplace positivity. Here are some strategies for providing reasonable, thoughtful direction in the workplace:

Ways to Give Well-reasoned Orders in Workplace

The order should Be Clear and Specific

Avoid vagueness, use direct language, and clearly articulate what needs to be done, when, and by whom.
Example: Please complete the report by 3 PM today.

Be Respectful, Not Authoritarian

Use polite but firm language to strike a balance between authority and professionalism. Start by inviting employees to share their requests while maintaining confidence in your goals. When you are genuine and sincere with employees, they are more likely to be supportive and agreeable.

Example: I would like you to lead tomorrow's meeting. Please let me know if you have any questions.

Connect to Outcomes and Provide Reason

When developing plans, involve employees and hold them accountable without complaints. Link tasks to team or company goals and expected outcomes. This approach boosts motivation and provides a broader perspective. To justify your request, explain the rationale behind the task.

Example: We need to fix these bugs quickly to meet our product launch timeline.

Stay Open to Input and Ask for Feedback

Encourage discussion to foster collaboration and build trust. Solicit feedback or questions to ensure clarity and prevent miscommunication.

Example: If you see a better way to do this, I’m open to your suggestions.

Consider the Employee’s Workload and Role

Encourage employee compliance through persuasive communication. Be mindful of priorities and avoid overwhelming team members or assigning tasks beyond their expertise without proper support.

Anticipate and Address Resistance

As a good manager, acknowledge the challenges your team faces and show empathy for their impact. Show empathy for the impact these challenges have on them. Emphasize the necessity of the task and outline its benefits. Communicate your expectations to employees clearly and concisely. Once they grasp the message, they will follow your orders smoothly and effectively.

Example: I understand that staying late isn't ideal, but we must complete the system migration tonight to prevent significant downtime the following day. Your assistance is greatly appreciated—it’s crucial.

Motivate and give freedom to explore

One effective way to motivate employees to take action is to make them feel they own the idea and are invested in its execution. Employees should have the freedom to explore and share their ideas.
Example: What do you think about trying this approach? Do you believe it’s possible?

Give Positive Reinforcement with Mutual Benefit

Ensure that employees understand how their work contributes to the organization's mission. Initiate conversations in a friendly manner to foster mutual benefits. Acknowledge team members' successes to boost morale and foster receptiveness to future guidance.

Example: Thanks for handling that on short notice. You really helped us stay on track.

Delegate tasks among employees

Maximize opportunities by delegating tasks among employees while taking responsibility for their successes and failures. You must act decisively and be accountable for both your successes and failures. Avoid making exceptions unless they are justified and explained transparently.

Use a written order and Follow-Up.

Verbal orders are effective for speed, but written instructions are better when complexity and accountability are involved. Document the orders and sign them. Employees take orders more seriously when they are in writing.

Example: Distribute key points in a follow-up email or team chat.

কর্মক্ষেত্রে যুক্তিযুক্ত আদেশ সম্পর্কে

কর্মক্ষেত্রে যুক্তিসঙ্গত আদেশ দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ নেতৃত্বের দক্ষতা যা স্পষ্টতা, শ্রদ্ধা এবং কার্যকারিতা বৃদ্ধি করে, যা পরিণামে সর্বোত্তম ফলাফলের দিকে পরিচালিত করে। আদেশগুলিকে পরামর্শ বা অনুরোধ হিসাবে তৈরি করা উচিত যাতে সেগুলি ইতিবাচকভাবে গৃহীত হয়। একজন ব্যবস্থাপক হিসাবে, সিদ্ধান্ত নেওয়ার, দায়িত্ব নেওয়ার এবং আমাদের কর্মের জন্য জবাবদিহি করার সাহস থাকা গুরুত্বপূর্ণ। কর্মীদের অনুপ্রাণিত করার জন্য, ধারণাকে এমনভাবে উপস্থাপন করা উচিত যা তাদের মালিকানা নিতে এবং সেগুলি অনুসারে কাজ করতে উৎসাহিত করে। স্পষ্ট নির্দেশনা প্রদান, সময়সীমা নির্ধারণ এবং দলের প্রতি শ্রদ্ধা এবং সমর্থন বজায় রেখে স্বায়ত্তশাসনের অনুভূতি গড়ে তোলা আবশ্যক। স্পষ্ট যোগাযোগ স্থাপন এবং সহায়ক পরিবেশ গড়ে তোলা শেষ পর্যন্ত কর্মক্ষেত্রে আরও দক্ষতা এবং মনোবলের দিকে চালিত করে।

যুক্তিযুক্ত আদেশের উদাহরণ:
আজ বিকেল ৫টার মধ্যে বিশ্লেষণ প্রতিবেদন প্রস্তুত করুন। প্রতিবেদনে সর্বশেষ প্রকল্পের ফলাফল, পর্যবেক্ষণ করে প্রবণতা এবং উন্নতির জন্য পরামর্শ অন্তর্ভুক্ত করবেন। যদি আপনার কোনও সহায়তার প্রয়োজন হয় বা এটি নিয়ে কাজ করার সময় কোন প্রশ্ন থাকে, তাহলে দয়া করে আমাকে জানাবেন।

উৎপাদনশীল এবং ইতিবাচক কর্মপরিবেশ গড়ে তোলার জন্য এই প্রত্যাশাগুলি কার্যকরভাবে জানানো অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। উৎপাদনশীলতা, দলের মনোবল এবং সামগ্রিক কর্মক্ষেত্রের ইতিবাচকতা বজায় রাখার জন্য কর্মক্ষেত্রে সুবিবেচনামূলক নির্দেশনা প্রদান অপরিহার্য। কর্মক্ষেত্রে যুক্তিসঙ্গত, সুবিবেচনামূলক নির্দেশনা প্রদানের জন্য এখানে কিছু কৌশল দেওয়া হল:

কর্মক্ষেত্রে যুক্তিযুক্ত অর্ডার দেওয়ার উপায়

আদেশটি স্পষ্ট এবং সুনির্দিষ্ট হওয়া উচিত

অস্পষ্টতা এড়িয়ে চলুন, সরাসরি ভাষা ব্যবহার করুন এবং কী করা উচিত, কখন এবং কার দ্বারা তা স্পষ্টভাবে বলুন।
উদাহরণ: আজ বিকাল ৩টার মধ্যে প্রতিবেদনটি সম্পূর্ণ করুন।

শ্রদ্ধাশীল হোন, কর্তৃত্ববাদী নন

কর্তৃত্ব এবং পেশাদারিত্বের মধ্যে ভারসাম্য বজায় রাখার জন্য ভদ্র কিন্তু দৃঢ় ভাষা ব্যবহার করুন। আপনার লক্ষ্যের প্রতি আস্থা বজায় রেখে কর্মীদের তাদের অনুরোধগুলি ভাগ করে নেওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানিয়ে শুরু করুন। যখন আপনি কর্মীদের সাথে আন্তরিক এবং আন্তরিক হন, তখন তারা সহায়ক এবং সম্মত হওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে।

উদাহরণ: আমি চাই আপনি আগামীকালের সভার নেতৃত্ব দিন। আপনার যদি কোনও প্রশ্ন থাকে তবে দয়া করে আমাকে জানান।

ফলাফলের সাথে সংযোগ স্থাপন করুন এবং কারণ প্রদান করুন

পরিকল্পনা তৈরি করার সময়, কর্মীদের জড়িত করুন এবং অভিযোগ ছাড়াই তাদের জবাবদিহি করুন। কাজগুলিকে দল বা কোম্পানির লক্ষ্য এবং প্রত্যাশিত ফলাফলের সাথে সংযুক্ত করুন। এই পদ্ধতিটি প্রেরণা বৃদ্ধি করে এবং একটি বিস্তৃত দৃষ্টিভঙ্গি প্রদান করে। আপনার অনুরোধকে ন্যায্যতা দেওয়ার জন্য, কাজের পিছনের যুক্তি ব্যাখ্যা করুন।

উদাহরণ: আমাদের পণ্য লঞ্চের সময়সীমা পূরণ করার জন্য আমাদের এই ত্রুটিগুলি দ্রুত সমাধান করতে হবে।

মতামত জানার জন্য উন্মুক্ত থাকুন এবং প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করুন

সহযোগিতা বৃদ্ধি এবং আস্থা তৈরির জন্য আলোচনাকে উৎসাহিত করুন। স্পষ্টতা নিশ্চিত করতে এবং ভুল যোগাযোগ রোধ করতে প্রতিক্রিয়া বা প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন।

উদাহরণ: যদি আপনি এটি করার আরও ভাল উপায় দেখতে পান, তাহলে আমি আপনার পরামর্শের জন্য উন্মুক্ত।

কর্মচারীর কাজের চাপ এবং ভূমিকা বিবেচনা করুন

প্ররোচনামূলক যোগাযোগের মাধ্যমে কর্মীদের সম্মতি উৎসাহিত করুন। অগ্রাধিকার সম্পর্কে সচেতন থাকুন এবং যথাযথ সহায়তা ছাড়া দলের সদস্যদের অতিরিক্ত চাপ দেওয়া বা তাদের দক্ষতার বাইরে কাজ বরাদ্দ করা এড়িয়ে চলুন।

প্রতিরোধের পূর্বাভাস দিন এবং মোকাবেলা করুন

একজন ভালো ব্যবস্থাপক হিসেবে, আপনার দলের মুখোমুখি চ্যালেঞ্জগুলি স্বীকার করুন এবং তাদের প্রভাবের জন্য সহানুভূতি দেখান। এই চ্যালেঞ্জগুলি তাদের উপর যে প্রভাব ফেলেছে তার জন্য সহানুভূতি দেখান। কাজের প্রয়োজনীয়তার উপর জোর দিন এবং এর সুবিধাগুলি রূপরেখা দিন। কর্মীদের কাছে আপনার প্রত্যাশাগুলি স্পষ্ট এবং বোধগম্যভাবে জানান। একবার তারা বার্তাটি বুঝতে পারলে, তারা আপনার আদেশগুলি সুষ্ঠু এবং কার্যকরভাবে অনুসরণ করবে।
উদাহরণ: আমি বুঝতে পারি যে দেরি করে থাকা আদর্শ নয়, তবে আগামীকাল বড় ডাউনটাইম এড়াতে আমাদের আজ রাতে সিস্টেম মাইগ্রেশন সম্পূর্ণ করতে হবে। আপনার সহায়তা অত্যন্ত প্রশংসাযোগ্য - এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

অনুপ্রাণিত করুন এবং অন্বেষণের স্বাধীনতা দিন

কর্মচারীদের পদক্ষেপ নিতে অনুপ্রাণিত করার একটি কার্যকর উপায় হল তাদের এমন অনুভূতি দেওয়া যে তারা ধারণাটির মালিক এবং এর বাস্তবায়নে নিবেদিত। কর্মীদের তাদের ধারণাগুলি অন্বেষণ করার এবং সেগুলি ভাগ করে নেওয়ার স্বাধীনতা থাকা উচিত।

উদাহরণ: এই পদ্ধতিটি চেষ্টা করার বিষয়ে আপনি কী মনে করেন? আপনি কি বিশ্বাস করেন যে এটি সম্ভব?

পারস্পরিক সুবিধার মাধ্যমে ইতিবাচক শক্তিবৃদ্ধি প্রদান করুন

নিশ্চিত করুন যে কর্মীরা বুঝতে পারছেন যে তাদের কাজ কীভাবে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যে অবদান রাখে। পারস্পরিক সুবিধা বৃদ্ধির জন্য বন্ধুত্বপূর্ণভাবে কথোপকথন শুরু করুন। মনোবল বাড়াতে এবং ভবিষ্যতের নির্দেশনার প্রতি গ্রহণযোগ্যতা বৃদ্ধি করতে দলের সদস্যদের সাফল্য স্বীকার করুন।

উদাহরণ: স্বল্প সময়ের নোটিশে এটি পরিচালনা করার জন্য ধন্যবাদ। আপনি সত্যিই আমাদের ট্র্যাকে থাকতে সাহায্য করেছেন।

কর্মীদের মধ্যে কাজ অর্পণ করুন

কর্মচারীদের মধ্যে কাজ অর্পণ করে সুযোগ সর্বাধিক করুন এবং তাদের সাফল্য এবং ব্যর্থতার জন্য দায়িত্ব নিন। আপনাকে অবশ্যই দৃঢ়ভাবে কাজ করতে হবে এবং আপনার সাফল্য এবং ব্যর্থতা উভয়ের জন্যই জবাবদিহি করতে হবে। ব্যতিক্রমগুলি এড়িয়ে চলুন যদি না সেগুলি ন্যায্য এবং স্বচ্ছভাবে ব্যাখ্যা করা হয়।

লিখিত আদেশ এবং ফলো-আপ ব্যবহার করুন

মৌখিক আদেশ দ্রুততার জন্য কার্যকর, কিন্তু জটিলতা এবং জবাবদিহিতা জড়িত থাকলে লিখিত নির্দেশাবলী আরও ভালো। আদেশগুলি নথিভুক্ত করুন এবং স্বাক্ষর করুন। কর্মীরা লিখিতভাবে আদেশগুলি আরও গুরুত্ব সহকারে নেন।
উদাহরণ: ফলো-আপ ইমেল বা টিম চ্যাটে মূল বিষয়গুলি বিতরণ করুন।