About Urgent Tasks

Urgent tasks require immediate attention, while important tasks contribute to long-term goals and values. Urgent tasks often arise from sudden, unexpected situations that require immediate action due to unintended delays. In a fast-paced world, urgent tasks often grab our attention, overshadowing what is truly important. Urgent tasks usually come with immediate deadlines or urgent demands, which create a sense of urgency and compel us to act quickly. As a result, we tend to focus more on short-term achievements than long-term goals.

Example:

• Urgent but Not Important: Replying immediately to every email.
  Important but Not Urgent: Writing your resume or learning a new skill.

While urgent tasks significantly impact our lives, they can also be trivial, unimportant, or unnecessary. Prioritizing urgent tasks over essential tasks creates a cycle of stress and burnout. Developing time management and priority-setting skills is crucial to maintaining a healthy work-life balance, which helps us distinguish between urgent and value-aligned tasks. We can create a more balanced and fulfilling workload by consciously assessing the importance of commitments. Some key insights are given below:

Reasons Why Urgent Tasks Seem Less Important

Urgency Triggers Emotional Response

Urgent tasks generate a sense of pressure, often leading to anxiety or fear of negative consequences if they are not completed right away. This emotional urgency distracts us and takes away our focus. Considering deadlines and last-minute requests triggers the brain, making it difficult to ignore them, even when they may not be truly significant.

Example:
An email marked as "urgent" or a last-minute request can lead us to prioritize these tasks simply because they require immediate attention, rather than assessing their overall significance in relation to our essential objectives.

Cognitive Bias: Mere Urgency Effect

Research has shown that people often prioritize urgent tasks over important ones, even when the urgent tasks provide less value. This phenomenon is known as the Mere Urgency Effect. We are naturally drawn to completing tasks that seem time-sensitive because doing so gives us an immediate sense of accomplishment, even if those tasks are trivial.

Urgent Tasks Create Cycle

Often, we focus so intently on urgent tasks that we neglect important ones, such as planning and growth. This neglect can lead to more crises in the future, such as missing deadlines. In turn, more crises lead to more urgent tasks, creating a reactive cycle in which we never address the root causes of our problems.

Important But Ignored Leads to Urgency

Tasks often become urgent because they were important but neglected. When we delay strategic priorities, these tasks become last-minute problems. What was once essential but not urgent can quickly become urgent and potentially a crisis.

Creates Stress and Busyness Even When Not Aligned with Goals

Urgent tasks often lead to feelings of stress and busyness, which creates a rushed mindset. Narrow and reactive in terms of attention. While we may feel productive in urgent moments, this often creates a false sense of accomplishment. Being busy does not mean we are making meaningful progress. It is important to recognize that urgent tasks are not always essential. Focusing on urgent but unimportant tasks hinders our ability to achieve our goals.

Urgent Tasks Force Us to Respond Reactively

Urgent tasks are often triggered by external pressures such as emails, phone calls, and last-minute requests. They are reactive in nature. In contrast, important tasks—such as planning, learning, and building relationships—are process-oriented and strategic.

Important tasks require discipline and cannot be solved by reaction alone. They require self-motivation, clarity, and planning. Since these tasks do not require immediate attention, they can easily be overlooked if we do not intentionally prioritize them.

জরুরী কাজ সম্পর্কে

জরুরী কাজ অবিলম্বে মনোযোগের প্রয়োজন, যখন গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্য এবং মানগুলিতে অবদান রাখে। জরুরী কাজ প্রায়ই হঠাৎ, অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতি থেকে উদ্ভূত হয় যা অনিচ্ছাকৃত বিলম্বের কারণে তাত্ক্ষণিক পদক্ষেপের প্রয়োজন হয়। দ্রুতগতির পৃথিবীতে, জরুরি কাজ প্রায়শই আমাদের মনোযোগ আকর্ষণ করে, যা প্রকৃত গুরুত্বপূর্ণ বিষয়কে ঢেকে দেয়। জরুরি কাজ সাধারণত তাৎক্ষণিক সময়সীমা বা জরুরি চাহিদার সাথে আসে, যা জরুরিতা অনুভূতি তৈরি করে এবং আমাদের দ্রুত কাজ করতে বাধ্য করে। ফলস্বরূপ, আমরা দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যের চেয়ে স্বল্পমেয়াদী অর্জনের উপর বেশি মনোযোগ দিয়ে ফেলি।

উদাহরণ:

• জরুরি কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ নয়: প্রতিটি ইমেলের তাৎক্ষণিক উত্তর দেওয়া।

• জরুরি কিন্তু জরুরি নয়: আপনার জীবনবৃত্তান্ত লেখা বা নতুন দক্ষতা শেখা।

যদিও জরুরী কাজ আমাদের জীবনকে উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাবিত করে, সেগুলি তুচ্ছ, বোকামী বা অপ্রয়োজনীয়ও হতে পারে। গুরুত্বপূর্ণ কাজের চেয়ে জরুরি কাজকে অগ্রাধিকার দেওয়া চাপ এবং বার্নআউটের চক্র তৈরি করে। স্বাস্থ্যকর কর্ম-জীবন ভারসাম্য বজায় রাখার জন্য, সময় ব্যবস্থাপনা এবং অগ্রাধিকার নির্ধারণে দক্ষতা বিকাশ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, যা আমাদের জরুরি এবং মূল্যবোধের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ কাজের মধ্যে পার্থক্য করতে সহায়তা করে। আমরা সচেতনভাবে প্রতিশ্রুতির গুরুত্ব মূল্যায়ন করে আরও ভারসাম্যপূর্ণ এবং পরিপূর্ণ কাজের চাপ তৈরি করতে পারি। কিছু মূল অন্তর্দৃষ্টি নীচে দেওয়া হল:

জরুরি কাজগুলি কম গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে হওয়ার কারণগুলি

জরুরি কাজগুলি আবেগগত প্রতিক্রিয়া সৃষ্টি করে

জরুরি কাজগুলি চাপের অনুভূতি তৈরি করে, প্রায়শই উদ্বেগ বা অবিলম্বে সম্পন্ন না হলে নেতিবাচক পরিণতির ভয়ের দিকে পরিচালিত করে। এই আবেগগত তাড়াহুড়ো আমাদের বিভ্রান্ত করে এবং আমাদের মনোযোগ কেড়ে নেয়। সময়সীমা এবং শেষ মুহূর্তের অনুরোধগুলি বিবেচনা করা মস্তিষ্ককে উদ্দীপিত করে, এগুলি উপেক্ষা করা কঠিন করে তোলে, এমনকি যখন সেগুলি সত্যিই তাৎপর্যপূর্ণ নাও হতে পারে।

উদাহরণ:
"জরুরি" হিসেবে চিহ্নিত একটি ইমেল অথবা শেষ মুহূর্তের অনুরোধ আমাদেরকে এই কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে পারে কারণ আমাদের গুরুত্বপূর্ণ উদ্দেশ্যগুলির সামগ্রিক তাৎপর্য মূল্যায়ন করার পরিবর্তে, এগুলিতে তাৎক্ষণিক মনোযোগের প্রয়োজন। বলে মনে হয়।

জ্ঞানীয় পক্ষপাত: নিছক জরুরি প্রভাব

গবেষণায় দেখা গেছে যে লোকেরা প্রায়শই জরুরি কাজগুলিকে গুরুত্বপূর্ণ কাজের চেয়ে অগ্রাধিকার দেয়, এমনকি যখন জরুরি কাজগুলি কম মূল্য প্রদান করে। এই ঘটনাটি নিছক জরুরি প্রভাব নামে পরিচিত। আমরা স্বাভাবিকভাবেই সময়-সংবেদনশীল বলে মনে হয় এমন কাজগুলি সম্পন্ন করার প্রতি আকৃষ্ট হই কারণ এটি করার ফলে আমাদের তাৎক্ষণিকভাবে সাফল্যের অনুভূতি হয়, এমনকি যদি সেই কাজগুলি তুচ্ছ হয়।

জরুরি কাজগুলি একটি চক্র তৈরি করে

প্রায়শই জরুরি কাজে মনোনিবেশ করে আমরা পরিকল্পনা, এবং বৃদ্ধির মতো গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিকে অবহেলা করি। এই অবহেলা ভবিষ্যতে আরও সংকটের দিকে পরিচালিত করতে পারে, যেমন সময়সীমা মিস করা। ফলস্বরূপ, আরও সংকট আরও জরুরি কাজের দিকে পরিচালিত করে প্রতিক্রিয়াশীল চক্র তৈরি করে, যেখানে আমরা কখনই আমাদের সমস্যার মূল কারণগুলি মোকাবেলা করি না।

গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু উপেক্ষা করা জরুরিতার দিকে পরিচালিত করে

কাজগুলি প্রায়শই জরুরি হয়ে ওঠে কারণ সেগুলি গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু অবহেলিত ছিল। যখন আমরা কৌশলগত অগ্রাধিকারগুলিতে বিলম্ব করি, তখন এই কাজগুলি শেষ মুহূর্তের সমস্যায় পরিণত হয়। যা একসময় গুরুত্বপূর্ণ ছিল এবং জরুরি ছিল না তা দ্রুত জরুরি হয়ে উঠতে এবং সম্ভাব্যভাবে সংকটে পরিণত হতে পারে।

লক্ষ্যের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ না হলেও চাপ এবং ব্যস্ততা তৈরি করে

জরুরি কাজ প্রায়শই চাপ এবং ব্যস্ততার অনুভূতির দিকে পরিচালিত করে, যা তাড়াহুড়োপূর্ণ মানসিকতা তৈরি করে। মনোযোগের দিক থেকে সংকীর্ণ এবং প্রতিক্রিয়াশীল। যদিও আমরা জরুরি মুহূর্তে উৎপাদনশীল বোধ করতে পারি, এটি প্রায়শই সাফল্যের একটি মিথ্যা অনুভূতি তৈরি করে। ব্যস্ত থাকার অর্থ এই নয় যে আমরা অর্থপূর্ণ অগ্রগতি করছি। এটা স্বীকার করা গুরুত্বপূর্ণ যে জরুরি কাজগুলি সর্বদা অপরিহার্য নয়। জরুরি কিন্তু অগুরুত্বপূর্ণ কাজে মনোনিবেশ করা আমাদের লক্ষ্য অর্জনের ক্ষমতাকে বাধাগ্রস্ত করে।

জরুরি কাজগুলো আমাদের প্রতিক্রিয়াশীলভাবে সাড়া দিতে বাধ্য করে

জরুরি কাজগুলো প্রায়শই ইমেল, ফোন কল এবং শেষ মুহূর্তের অনুরোধের মতো বাহ্যিক চাপের কারণে হয়। এই কাজগুলো প্রতিক্রিয়াশীল প্রকৃতির। বিপরীতে, গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো—যেমন পরিকল্পনা, শেখা এবং সম্পর্ক গড়ে তোলা—প্রক্রিয়াশীল এবং কৌশলগত।

গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য শৃঙ্খলা প্রয়োজন এবং শুধুমাত্র প্রতিক্রিয়ার মাধ্যমে তা সমাধান করা যায় না। এগুলোর জন্য স্ব-প্রেরণা, স্পষ্টতা এবং পরিকল্পনা প্রয়োজন। যেহেতু এই কাজগুলো তাৎক্ষণিক মনোযোগের দাবি রাখে না, তাই আমরা যদি ইচ্ছাকৃতভাবে এগুলোকে অগ্রাধিকার না দিই, তাহলে এগুলো সহজেই উপেক্ষা করা যেতে পারে।